COMPUTERIZED DRUGS INVENTORY CONTROL SYSTEM ( A CASE STUDY OF FUTO MEDICAL PHARMACY SECTION

CHAPTER ONE

INTRODUCTION

 

 

1.1 BACKGROUND OF STUDY

Computerization is defined as the control of processes by computers and its

peripherals. Today it would be difficult to think of any process, business or action

that could not have profited from the numerous benefits of the computer system.

Controlling process or devices with computer started long ago since the invention of computer. In the 20th century inventors tried to make processes easier with the

use of computers. Secondly computerization has been greatly applied or used in

controlling process that requires frequent action such as drug procurement, drug

management, drug tracking and drug distributions in hospital management

information system in pharmacy departments of hospitals.

This project which is Computerized Drugs Inventory control System ( Case Study Of FUTO Medical Pharmacy Section)  provides a computer based information management system in  FUTO medical Pharmacy sectiont by designing a cost

effective, user friendly application, incorporating key attributes of data integrity

and system security suitable for use in the pharmacy department of the hospital

using Microsoft Access software in developing the database and visual basic as the

 

programming language. The overall aim of this project is to optimize time and

material in the processing of data needed for effective operation of large pharmacy

department of a hospital. By this approach, data integrity, data redundancy, and

consistency will be ensured.

Drugs are the chemical substances that are administered to patients for curative

purposes and prophylaxis. It can also be known as a medicine, because it is the

essential part of peoples care.

The ability of the computer to store and retrieve information at a very fast and

efficient rate makes its application useful in inventory management operations.Drug Inventory  involves drug procurement, drug distribution, drug tracking and its

information management. Drug distribution is concerned with distribution of drugs

within the different medical units or departments in a hospital, while drug

procurement is concerned with the purchasing activities of the drugs by the

pharmacy department of the hospital. In the same vein, drug tracking is concer

with the continuous monitoring of the actual quantity of drugs held in the hospital

pharmacy or any other drug warehouse /store. It also controls the stock level.

Pharmaceutical section in a hospital is concerned with drug management activities.

They carry out the responsibility of making appropriate selection and drugs used

by formulating an annual, monthly, weekly or daily list of drugs requirement and

 

 

management reports. However, in some hospitals today, some pharmacists still use

the manual system of operation which can lead to inappropriate drug management

errors due to problems of handling voluminous file within a short period of time.

This could make data to be easily inaccessible and also delivery of drugs can lead

to misplacement of patients’ files.

 

1.2      STATEMENT OF PROBLEM

 

Drug procurement, tracking, distribution and information management in this

regard are routine processes carried out in various hospitals across Nigeria. It is a

common place to observe that these routine processes are still preformed manually

or are minimally computerized even in our Teaching Hospitals. This manual

approach to these routine operations has a lot of problems associated with it,

ranging from poor handling of drug data of patients, lack of good storage

information system for drugs and drug dispensary, delays, to the difficulty in

retrieving information on drugs and patients’ records. In view of all these

problems, it becomes necessary to develop a computer based drug information

management system and distribution tracking system. This is what this research

project is set to address by computerizing the routine processes in our hospitals and

in particular that of Pharmacy  section of futo Medical .

 

 

 

 

12

 

1.3     OBJECTIVES OF THE STUDY

 

 

The aim of this research project is to design a Computerized Drugs Inventory control System, a computerized drug

information management system, drug procurement and distribution tracking

system. This includes:

(i). To order for drugs without mistake of procuring more than required.

(ii). To take good stock of drugs.

(iii). To prevent dispensary of expired drugs

(iv). To ensure accurate keeping of records of drugs

(iv). A system that will enhance the security of sensitive drug information

 

 

1.4     SIGNIFICANCE OF THE STUDY

 

The benefits derivable from this work include the following:

(i) It will provide reliable healthcare services.

(ii) it will bring the required change that will enhance the current operation, which in turn will yield productivity and effectively position the department to meet up global practice

(iii) It will ensure an efficient and standard drug dispensary system.

(iv)It will provide a data base for stock taking of drugs procured and

dispensed any moment.

(v).It enhances the top management decision making and the information flow will be well maintained

 

1.5SCOPE OF THE STUDY

This research work will cover only the Pharmaceutical Section of the

FUTO  medicals. It will present an up to date and comprehensive design of the following:

(i) Planning and control system which includes inventory control and drug

distribution

(ii) Drug procurement procedure in a hospital.

(iii)The expiry status of each drugs at any point in time

(iv) The Database of all kinds, types and names of some drugs that would be

store and operate on.

 

1.6     ASSUMPTION

It is assumed that all the information gathered with the respect to inventory control

is correct as implemented by the FUTO medial

 

1.7 LIMITATIONS OF THE STUDY

 

 

1. Timeconstraint; There is limited time go and meet the hospital pharmacist for proper information.
2. Dueto the sensitive nature of organizational information, there was reluctance to

release vital information which may jeopardize the security of the organization.

 

1.9      DEFINITION OF TERMS

 

 

Database; A collection of logically related data to meet the information need of

organization.

DBMS; Database     Management Software that enable the user to define, maintain

Control the database.

Application Program; A computer program that interacts with the database.

MENU; This is a list of options presented on the screen with each option identified

by short code followed by longer description of its purposes.

Drug; It is referred to as a medicine or chemical substances that are administered

to Patients for curative measures.

Pharmacy; A placed in a hospital where medicine or chemical substances are

kept, stored and prepared.

Flowchart; A diagram that shows connection between the different stages of

process of the system.

Primary Key; The candidate key that is selected to identify the individual within

the relation

 

Foreign Key; An attribute or a set of attributes within one relation that matches

the candidate key

Relation; A relation is a named table with columns and rows

Attribute; An attributes is a named column of a relation

Domain; A set of allowable values for one or more table

Null; it represents a value for an attribute that is currently unknown or not

applicable

Database design; The process of creating a design that will support emprise

mission statement and mission required database e system.

Software: These are program for computer which allows certain specific task to be

accomplished e.g. word process etc.

Hardware: Computer equipment used to perform input processing and system

output activates.

Management information system: collection of people, database, and devices

produced to use in providing routine information to manager and decision makers

of the organizatio

 

₦5,000.00 – DOWNLOAD FULL PROJECT DOWNLOAD FULL PROJECT Added to cart

---

---

---

---

Related Project Topics :